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Schwieriger Spagat

Dezember 7th, 2016 · 1 Kommentar

Ausschreibung zum Basisdienst E-Akte des Bundes veröffentlicht

Autor: Carsten Köppl

Die lang erwartete Ausschreibung des Basisdienstes E-Akte/DMS für die Bundesverwaltung ist am 27. November veröffentlicht worden. Um die Ausschreibung mit einem geschätzten Wert von knapp 67 Millionen Euro wurde über ein Jahr lang gerungen. Der Basisdienst, bei dem das Bundesministerium des Innern federführend ist, soll beim ITZBund zentral gehostet werden und stellt auch einen ersten Baustein der Dienste-Konsolidierung dar.

 

Die Ausschreibung umfasst die Beschaffung, zentrale Bereitstellung und Weiterentwicklung eines Basisdienstes E-Akte für die Bundesverwaltung inklusive der Überlassung von benötigten Lizenzen. Der Basisdienst soll die Kernfunktionalitäten im Bereich Schriftgutverwaltung umfassen, insbesondere die Registrierung und Verwaltung von Dokumenten, die elektronische Aktenbearbeitung, die Abbildung aller Instrumente und Regularien der Schriftgutverwaltung (Aktenpläne, Geschäftszeichenbildungsregeln und Aufbewahrungsfristen), sowie die Integration des DMS in vorhandene Arbeitsumgebungen der Behörden wie z.B. E-Mail-Verfahren. Positiv wurde vom Markt aufgenommen, dass das Bundesministerium des Innern nun auch eine Komponente zur Unterstützung von dokumentenbasierten Workflows mit in die Ausschreibung aufgenommen hat. Hier hat das BMI auf Kritik reagiert, denn ein erster Entwurf vom Ende letzten des Jahres sah noch keine(n) Vorgangsbearbeitung / Workflow vor (siehe hierzu „Zonk oder Zukunft“). Vom Auftragnehmer wird überdies über die gesamte Laufzeit von sechs Jahren Unterstützung bei der Produktbereitstellung einschließlich Customizing beim Betreiber und für alle nutzenden Behörden gefordert, ebenso wie die Unterstützung der Behörden bei der Systemeinführung.

Wer sind die Piloten?

Entgegen früherer Berichterstattung lässt die Ausschreibung die Behörden, in denen der Basisdienst E-Akte getestet wird, offen. Die Ausschreibung spricht lediglich von „bis zu fünf Pilotbehörden und weiteren nachnutzenden Bundesbehörden“. Ende 2015 war noch von dem Bundesverwaltungsamt, der Bundeszentrale für politische Bildung, dem Bundesamt für Justiz, der Beauftragten der Bundesregierung für den Datenschutz und dem Bundesarchiv die Rede. Das BMI scheint sich nun entschieden zu haben, die Piloten offenzuhalten, um sich nicht bereits im Rahmen der Ausschreibung in Bezug auf Änderungen bei den Behörden zu sehr einzuschränken.

Konsortien bevorzugt

Durch diverse Mindestgrößen die die Unternehmen erfüllen müssen, werden sich voraussichtlich eher Konsortien an der Ausschreibung beteiligen. So schreibt die Ausschreibung einen Mindestumsatz von 30 Millionen Euro in den letzten drei Geschäftsjahren vor und eine Mindestanzahl an Mitarbeitern von 75. Dies werden kleinere, auf elektronische Aktenführung spezialisierte Unternehmen nicht aufbringen können. Sie werden sich mit international agierenden IT-Systemintegratoren zusammen tun müssen, die zumeist keine eigene E-Akte-Lösung im Portfolio haben.

IT-Konsolidierung vs. EGovG

Der Basisdienst E-Akte hat einen schwierigen Spagat zu meistern und davon ist auch die Ausschreibung bestimmt. Zum einen richtet sich der Basisdienst an alle Bundesbehörden, die derzeit keine E-Akte-Lösung in Betrieb haben. Ihnen soll der Basisdienst ermöglichen, das E-Government-Gesetz von 2013 zu erfüllen, das vorschreibt, dass alle Bundesbehörden bis 2020 eine entsprechende Lösung vorweisen müssen. Für diese Behörden darf der Basisdienst nicht zu komplex und nicht zu teuer sein, denn dem Bundesministerium des Innern steht kein zentrales IT-Budget für die Einführung der E-Akte in der gesamten Bundesverwaltung zur Verfügung. D.h. das BMI gibt den Rahmen vor, aber zahlen müssen die Bundesbehörden für die Einführung selbst. Nicht ganz hilfreich dürfte das Signal sein, das vom BMI selbst ausgeht: Das federführende Ministerium plant derzeit nicht, den Basisdienst selbst einzuführen, obwohl es nur über eine veraltete Domea-Lösung verfügt.
Zum anderen ist die Bundesverwaltung bestrebt, im Rahmen der „gemeinsamen IT des Bundes“, Teilprojekt der IT-Konsolidierung Bund, alle Bundesbehörden auf gemeinsam genutzte Services zu verpflichten. Hier aber trifft der Basisdienst auf eine Reihe von Bundesbehörden, die bereits moderne E-Akte-Lösungen im Einsatz haben. Trotz der sinnvollen Ergänzung um den Workflow, dürfte hier der Basisdienst zu wenig Anreize für einen Wechsel bieten. Der Schlusstermin für den Eingang der Teilnahmeanträge ist der 10. Januar 2017. Fünf Unternehmen/Konsortien sollen dann zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.

Der Text wurde veröffentlicht in Behörden Spiegel Ausgabe 12/16, S. 37

 

 

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Tags: IT / E-Government · Verwaltungsmodernisierung

1 Antwort bis jetzt ↓

  • 1 Timo Wittmann // Mai 6, 2017 at 18:02

    Interessant. Ich bin gespannt wie die Vergabe abläuft. Auch in den Landesbehörden und Kommunen kommt langsam mehr „Drive“ in Sachen e-Akte. Zeit wird es!

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