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Kosteneinsparung – Verwaltungsumbau durch Shared Service Center

Mai 31st, 2010 · 5 Kommentare

Autor: Prof. Dr. Tino Schuppan

Noch immer wird das Potenzial für Einsparungen in der Verwaltung bei der Durchführung von Gebietsreformen gesucht, obwohl hierfür Belege kaum vorhanden sind. Insbesondere wenn sich Gemeinden bereits zu Ämtern oder Samtgemeinden zusammengeschlossen haben, dürfte es kaum (weitere) Einsparungen durch Gebietsreformen geben. Vielversprechender erscheinen dagegen neue Kooperationsformen auf der Basis von Shared Service Center (SSC).

Mit ihnen werden Services (z.B. im Bereich Personal, IT) an einer Stelle gebündelt, um Skaleneffekte (so genannte Economies of Scale) zu generieren. Sind SSC einmal gegründet, können die Verwaltungen deren Leistungen auf der Basis von Service Level Agreements in Anspruch nehmen. Entscheidungshaltige Prozessteile bleiben in der (Kern-)Verwaltung; unterstützende Prozessteile gehen raus. Diese Herauslösung nicht-entscheidungshaltiger Prozessteile wird wesentlich durch IT und Modularisierung unterstützt. Weitere Potenziale werden generiert, wenn die (öffentlichen) SSC untereinander im Wettbewerb stehen. Auch wenn es kritisch ist mit Zahlen zu hantieren, lassen sich die Dimensionen der Einsparungspotentiale an einer konservativen Beispielrechnung zumindest verdeutlichen.
Man kann von folgenden Annahmen plausibel ausgehen, um die Einsparungsdimension von SSC allein für die Personalverwaltung in Deutschland abzuschätzen:

- Die Verwaltung pro Mitarbeiter kostet monatlich ca. 150 Euro (Quelle: interne Dokumentation einer Landesverwaltung). Dieser Betrag ist niedrig angesetzt und dürfte in Verwaltungen tatsächlich vielfach höher sein.

- Durch die Einführung von SSC im öffentlichen Dienst sind nach Erfahrungswerten und Umfragen bei realisierten Projekten in der öffentlichen Verwaltung durchaus ca. 20 Prozent (Personalkosten-)Einsparungen möglich (vgl. bspw.: Accenture 2005).

- Zurzeit sind 4,5 Mio. Personen im öffentlichen Dienst beschäftigt (Quelle: Statistisches Bundesamt).

- Es können also durch Einführung von SSC pro Jahr ca. 1,6 Mrd. Euro eingespart werden, ohne Qualitätsverluste bei der Personalverwaltung hinnehmen zu müssen.

Diesen möglichen Einsparungen sind die Einführungskosten von SSC entgegenzustellen: Wenn man davon ausgeht, dass im Durchschnitt in jedem Flächenbundesland fünf SSC (in Brandenburg weniger als in NRW) und jeweils ein SSC in den drei Stadtstaaten für die Personalverwaltung eingerichtet werden und man noch zusätzlich die Kosten für die Einrichtung der SSC in Höhe von 2 Mio. Euro pro SSC hinzurechnet, würden Ausgaben in Höhe von insgesamt 136 Mio. Euro entstehen.
Das heißt, es könnten rechnerisch jährlich ca. 1,4 Mrd. Euro (!) eingespart werden. Dieser Betrag wird haushaltswirksam, wenn es gleichzeitig zu einem Personalabbau kommt. In Anbetracht der demografischen Entwicklung im öffentlichen Dienst lässt sich das sukzessive durch Nicht-Wiederbesetzung von Stellen bei altersbedingtem Ausscheiden von Mitarbeitern realisieren.
Bei der vorstehenden Berechnung wurden plausible Annahmen angewendet, wobei die Zahlen alle konservativ gerechnet sind. Es hier geht vor allem darum, die Dimension von Einsparungspotentialen aufzuzeigen; und das nur für den Bereich Personal. Weitere Shared-Potenziale lassen sich in anderen Bereichen generieren, z.B. bei Finanzen, der IT-Versorgung etc.
Noch mehr Potenziale dürften sich dann ergeben, wenn man auch vor dem Kern- bzw. Massengeschäft der Verwaltung nicht halt macht, wie z.B. Wohngeldberechnung oder Elterngeld. Als Fazit kann die Frage gestellt werden: Warum soll man aufwändig Gebietsreformen durchführen, wenn durch Shared Service Center viel mehr Einsparung generiert werden kann?

Die Berechnungen von Prof. Dr. Tino Schuppan zu SSC in der Personalverwaltung sind Teil der „Behörden Spiegel Spar-Agenda“ aus der diese Woche erscheinenden Juni-Ausgabe.

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Tags: IT / E-Government · Verwaltungsmodernisierung

5 Antworten bis jetzt ↓

  • 1 Stephan Herrmann // Jun 18, 2010 at 10:49

    Das Problem auf der Bundesebene ist aber die Ressorthoheit. Selbst wenn die wirtschaftlichkeit von SSC anerkannt wird, verteckt sich jedes Ressort hinter seiner Organisationshoheit und blockiert die Bewegung. Klare Richtungsentscheidungen auf hoher politischer Ebene fehlen. Weiterhin zeigt sich das BMF bei der Finanzierung von Dienstleistungszentren mit seiner praxisuntauglichen Experimentierklausel als wenig hilfreich. Und auch das für das DLZ-Projekt federführende BMI ist wenig glaubwürdig, wenn Reisevorbereitungen (Flugbuchungen) weiterhin im Ministerium abgewickelt werden.

  • 2 Verwaltungskongress Effizienter Staat 2011 // Apr 12, 2011 at 09:34

    [...] Kosteneinsparung – Verwaltungsumbau durch Shared Service Center [...]

  • 3 Mentzinis // Jun 16, 2011 at 10:28

    vielen dank, endlich traut sich mal jemand zahlen zu nennen. das ist dringend notwendig um die vorteile von egov konkreter zu machen

  • 4 querhirn // Sep 26, 2011 at 15:43

    Die notwendigen Effizienssteigerungen in den öffentlichen Verwaltungen sind m. E. vorrangig in einer prozess-orientierten Neustrukturierung zu suchen.
    Das seit nunmehr 3o Berufsjahren erlebte Beispiel der “Privatisierung” der früheren “Behörde” Deutsche Bundespost zeigt mir:
    Wenn diese “Transformation” einen nennenswerten Erkenntnisfortschritt erbracht hat , dann diesen:
    Die Ablösung der hierarchisch orientierten Aufgabenerledigung durch ein prozess-orientiertes Verständnis der Aufgabenerledigung trägt zu effizieterem Management bei, Am Beispiel der Erledigung der Organisation und Finanzierung der Aufgaben des Öffentlichen Nahverkehrs wäre dies als nächstes serh anschaulich zu demonstrieren!

  • 5 BM // Jan 18, 2012 at 16:26

    Die Wohngeldberechnung übernimmt seit Jahren eine Software. Zum Wohngeldantrag beraten, Hilfestellung geben, den Antrag prüfen sollte weiter dezentral erfolgen. Nicht oft ist eine Beratung und Hilfestellung in der Antragstellung notwendig, damit es zur Leistungsgewährung kommen kann. Somit halte ich das Potential für eher gering.
    Klar, wenn Hilfe und persönliche Beratung keine Rolle mehr spielt, sieht es anders aus. In dem Fall kann man aber auch ganz andere Sachen “streichen”!?

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